【直接書面以外に取得した個人情報の利用目的について】
当社が直接書面以外の手段で取得した個人情報は、次の目的の範囲内で利用いたします。
| 対象情報 | 利用目的 |
|---|---|
| キャンペーンの応募者情報 | 当選者さまへの連絡、荷物発送のため |
| キャンペーンの応募者ハガキ | 当選者さまへの連絡、荷物発送のため |
| イベント参加者のアンケート | アンケート集計のため |
| メールマガジン会員の情報 | メールマガジン配信のため |
【開示対象個人情報の利用目的および保有個人データに関する事項の周知について】
当社が取得し保有する個人データに関する事項を本人の知りうる状態とするために、利用目的とその範囲について以下に開示します。なお、次の目的の範囲に含まれていない利用目的が生じたときは、直接取得の場合はご本人へ利用目的について同意を得たうえ、それ以外の手段で取得した場合には利用目的を公表したうえで、利用いたします。
【対象情報/利用目的】
| クライアント様の情報 | クライアント様からの各種お問合せ対応のため お見積りの依頼又は、受発注に関する本人確認 契約や成果物の納品、関連するアフターサービスを行うため お見積りの依頼又はお問い合わせへの対応、取引遂行のために必要と思われる各種業務 ご訪問時に記入いただく来訪者記録表に関しては入館管理のため |
|---|---|
| お問合せいただいた方の情報 | お問合せ対応のため |
| 購入いただいた方の情報 | 商品発送のため |
| 採用活動関連の個人情報(外部求人媒体等から取得する個人情報を含む) | 採用に関連する資料等の発送のため 採用選考手続及びその結果に関する連絡のため 入社前手続のため 採用選考及び従業員に関する管理業務等のため |
| 従業者および退職者の個人情報 | 従業者の労務・給与・健康管理、福利厚生の諸手続きを行うため 従業者の人事評価、能力判定を行うため 取引先との各種連絡のため 退職者の各種手続きのため |
| 従業者等の特定個人情報 | 税金（給与の源泉徴収など）事務のため 社会保険（健康保険・厚生年金保険届出など）事務のため 退職所得に関する申請事務のため 災害時の連絡事務のため |
| 従業員等の扶養親族の特定個人情報 | 扶養控除等申告書を提出するため 国民年金第３号被保険者届を提出するため |
| 支払調書の作成が必要な方の特定個人情報 | 支払調書作成事務のため |
【個人情報の開示等に関する請求について】
①当社は、ご本人様から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、または第三者提供記録の開示を求められた場合は、個人情報について社内調査を行い、遅滞なくご回答させていただきます。※ただし、ご請求内容によっては開示等に応じられない場合がございます。その場合はその理由に関してもご回答いたします。
② 開示等の請求を行う場合、下記手順に沿って郵送にてご請求ください。請求内容について不備・不足事項等ある場合は請求を受け付けることが出来ない場合があります。なお、個人情報の開示または利用目的の通知の請求について、1回につき事務手数料として1100円を切手または定額小為替にてご負担いただきます。
③ 「個人情報開示等申請書」により頂いた個人情報は、お問い合わせ対応に使用し、それ以外の使用は致しません。
| 本人が請求する場合 | 開示等の求めを行う場合は、以下の書類をご準備いただき、配達記録郵便にてお送り下さい。
① 個人情報開示等請求書 下記【個人情報に関する問い合わせ・開示等請求窓口】までご請求ください。 ② 本人確認書類 運転免許証、パスポート、健康保険証などの、ご本人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー。 |
|---|---|
| 代理人が請求する場合 | 開示等の求めを行う者が、法定代理人もしくは本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、それぞれ下記の書類を同封下さい。【法定代理人の場合】
① 法定代理権があることを確認するための書類 戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された健康保険の被保険者証のコピーも可。 ② 法定代理人本人であることを確認するための書類 運転免許証、パスポート、健康保険証などの、代理人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー。 【委任による代理人の場合】 ① 委任状（個人情報開示等請求書添付書類） 下記相談窓口までご請求ください。 ② ご本人の印鑑証明書（3ケ月以内に発行されたもの） ③ 委任による代理人本人であることを確認するための書類 運転免許証、パスポート、健康保険証などの、代理人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー。 |
※開示等に関する詳細は、開示等請求窓口へお問い合わせください。
【保有個人データの安全管理のために講じた措置について】
当社は外的環境を把握した上で保有個人データの安全管理のために以下の措置をしております。
| 組織的安全管理措置 | 組織体制の整備、個人データの取扱いに係る規律に従った運用、個人データの取扱い状況を確認する手段の整備、漏えい等事案に対応する体制の整備、取扱い状況の把握及び安全管理措置の見直し等に関して、必要な措置を講じています。 |
|---|---|
| 人的安全管理措置 | 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修等を行なっております。また、個人データについての秘密保持に関する事項を含む誓約書を取得しております。 |
| 物理的安全管理措置 | 個人データを取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止、個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄に関して、必要な措置を講じています。 |
| 技術的安全管理措置 | 情報システムに関して、アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報システムの使用に伴う漏えい防止等に関して、必要な措置を講じています。 |
【個人情報に関する問い合わせ・開示等請求窓口】
| 名称 | 株式会社 サーフコミュニケーションズ |
|---|---|
| 所在地 | 〒107-0062 東京都港区南青山4-24-10 BOX-8 3階C号室 |
| 個人情報保護管理者 | 代表取締役社長 小倉 優樹 |
| 連絡先 |
TEL 03-3486-7846 FAX 03-3486-7847 メール：info@surfcom.jp |
【認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先】
| 認定個人情報保護団体の名称 | 一般社団法人 日本情報システム・ユーザー協会 （JUAS） |
|---|---|
| 苦情の解決の申出先 | 認定個人情報保護団体事務局 苦情相談室 |
| 所在地 | 〒104-0045 東京都中央区築地一丁目13番14号 NBF東銀座スクエア5階 |
| 電話番号 | 03-6264-1316 |
| 受付時間 | 10：00～16：00（土、日、祝日休み） |